議事録をAIで作る前に、会議後の作業を3つに分ける

会議の録音をAIへ渡し、要約を出す。文章はきれいなのに、数日後には「結局、誰が何をするんだっけ」と確認が始まる。

この状態では、議事録作成の時間を減らしても、会議後の仕事は減っていません。

原因は、会議後に必要なものを、すべて「議事録」という一つの文書へまとめようとすることです。会議後の作業は、記録を残す・決定を確定する・行動へ移す、の3つに分けて設計する必要があります。

この記事では、それぞれをAIと人へどう割り振るかを整理します。

一般的な議事録には、発言の要約、決定事項、次のタスクが混ざっています。

ところが、この3つは性質が違います。発言の要約は、録音や文字起こしから整理できます。決定事項は、参加者の認識が一致しているか確認が必要です。次のタスクには、担当者と期限を置かなければなりません。

AIへ「議事録を作って」とだけ頼むと、文章として自然な一枚へ整えてくれます。しかし、決まっていないことまで決定事項のように見えたり、担当者のないタスクが並んだりすることがあります。

必要なのは、議事録の書式を細かくすることではありません。会議後に生み出す成果物を分けることです。

最初の作業は、会議で何が話されたかを残すことです。

ここでは、発言を一字一句並べる必要はありません。議題ごとの要点、出た選択肢、判断に使った前提、保留になった論点を整理します。

AIが得意なのは、この材料整理です。文字起こしを議題ごとに分け、重複をまとめ、後から検索できる見出しを付ける。人は、聞き間違いと固有名詞を確認します。

記録の目的は、会議を再現することではなく、後日「なぜこの判断になったのか」をたどれるようにすることです。

会議では、「その方向でよさそうです」「いったん進めましょう」といった曖昧な表現がよく使われます。

AIがこれを決定事項としてまとめても、参加者全員が同じ認識とは限りません。そこで、出力を次の3つに分けます。

この区分はAIに抽出させられますが、確定は会議の責任者が行います。特に金額、納期、契約、顧客への約束は、元の発言と照らして確認します。

「資料を確認する」「関係者へ連絡する」だけでは、タスクは動きません。

会議後に必要なのは、少なくとも次の3項目です。

AIには、会話からタスク候補と不足項目を抽出させます。担当者や期限が発言されていなければ、推測で埋めず「未設定」と出すようにします。

最後に人が未設定項目を補い、実際に使っているタスク管理先へ移します。議事録の末尾に書いただけでは、次に開かれないまま埋もれるためです。

会議後の出力は、一つのファイルに閉じ込める必要はありません。

同じ会議から生まれても、使う場面が違います。保存先を分けると、担当者は長い議事録を読み直さず、必要な情報へ直接たどり着けます。

一度に完成版を作らせるより、出力を分けた方が確認しやすくなります。

たとえば、次の順序です。

この順序なら、どの工程で情報が抜けたかを確認できます。出力を直すときも、議事録全体を作り直さず、該当する成果物だけを修正できます。

なお、録音や文字起こしに個人情報・顧客情報・機密情報が含まれる場合は、会社が承認した利用環境と手順に限定します。詳しくは社内で生成AIを使うときの入力ルールもあわせてご覧ください。

最初から会議後の流れをすべて自動化する必要はありません。

次の会議で、AIにタスク候補を出させ、「担当者・期限・完了条件」の空欄だけを確認します。空欄が多ければ、議事録の問題ではなく、会議中に決め切れていないことが見えてきます。

議事録作成をAIへ任せる価値は、文章を速く作ることだけではありません。会議後に残すべきものを分け、決まっていないことを見えるようにすることにあります。

会議後の作業は、次の3つに分けます。

AIは整理と抽出を担い、人は決定と責任を持つ。この分担にすると、きれいな議事録を作って終わる状態から、会議の内容が実際に動く状態へ進めます。

「議事録は残るがタスクが動かない」「会議後の転記を減らしたい」といった業務整理からご相談いただけます。現在の会議と情報の流れを確認し、小さく仕組みにできる範囲を整理します。

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